به نام خدا

درباره حرفه ی سردفتری چه می دانیم ؟

به قلم: استاد محمد فرجی

 آزمون سردفتری اسناد رسمی در سال ۹۴ برگزار خواهد شدو جمعیت قابل توجهی از داوطلبان در این آزمون شرکت خواهند کرد. ممکن است، بخشی از متقاضیان ورورد به حرفه ی سردفتری، آشنایی چندانی با این شغل نداشته باشند. لذا در یادداشت زیر، به معرفی آن خواهیم پرداخت.

۱- سردفتر دفترخانه ی اسناد رسمی، از طریق آزمون ورودی یا خرید مجوز (ماده ۶۹ قانون دفاتر اسناد رسمی) و با ابلاغ ریاست سازمان ثبت(به نیابت از ریاست قوه قضاییه) به این سمت منصوب می گردد.

۲-  تاسیس دفترخانه، فقط در شهری امکانپذیر است که سردفتر مجوز آن را قبلا دریافت کرده باشد. بنابراین، نقل و انتقال دفترخانه به شهر یا استان دیگر تابع قوانین و مقررات خاص خود می باشد.

۳-  هر دفترخانه متشکل است از سردفتر، دفتریار اول و تعداد مورد نیاز کارمند(سند نویس، ثبات، بایگان، خدمه و ….)

۴-   داشتن دفتریار دوم، اختیاری است لیکن در صورت نیاز، دفتریار دوم باید به تایید سازمان ثبت برسد.

۵-  سردفتر و دفتریار اول تابع قانون دفاتر اسناد رسمی و کارمندان تابع قانون کار هستند.

۶-  درآمد دفترخانه، حق التحریر نامیده می شود. از مبلغ دریافتی، ۱۵% سهم دفتریار اول، ۱۰% سهم کانون سردفتران، ۱۵% سهم کارمندان دفترخانه و مابقی به سردفتر اسناد رسمی تعلق خواهد گرفت. ضمنا حقوق و مزایای کارمندان تابع قانون کار است.

۷-  سایر وجوه دریافتی از جمله حق الثبت، مالیات نقل و انتقال، عوارض شهرداری و … به صاحبان آن تعلق داشته و دفترخانه فقط مجری وصول آنها می باشد.

۸-  محل دفترخانه اسناد رسمی باید به تایید ثبت محل برسد. استقلال واحد، داشتن بایگانی، متراژ حداقلی (مثلا ۵۰متر) و … از معیارهای تایید محل می باشد. محل دفتر خانه می تواند ملکی یا استیجاری باشد.

۹-  تغییر دفترخانه از یک محل به محل دیگر در همان شهر بلامانع است لیکن این تغییر باید به تایید ثبت محل برسد.

۱۰-  سردفتر و دفتریار اول، ملزم هستند به صورت مستمر در محل دفترخانه حضور داشته باشند و در صورت عدم حضور، باید از ثبت محل مرخصی بگیرند.

 ۱۱-  ساعات کار دفترخانه اسناد رسمی از ۷:۳۰ صبح لغایت ۱۴:۳۰ می باشد و سردفتر ملزم به حضور در ساعات مذکور می باشد مگر اینکه قبلا مرخصی گرفته باشد.

۱۲-  سردفتر اسناد رسمی نمی تواند همزمان در مشاغل عمومی و دولتی، قضاوت، وکالت و مشاوره حقوقی فعالیت کند لیکن می تواند در دانشگاهها و موسسات آموزش عالی تدریس نماید.

۱۳-  سردفتر در انجام وظایف شغلی خود ملزم به رعایت قوانین، مقررات و نظامات شغلی می باشد و در صورت عدم رعایت، حسب مورد مسوول خواهد بود.

۱۴-  اگر سردفتر در انجام وظایف خود مرتکب یکی از جرایم (مثل جعل) شود، مسوولیت جزایی داشته و در محاکم عمومی به جرم او رسیدگی خواهد شد.

۱۵-  اگر سردفتر در ضمن انجام وظایف خود،مرتکب تقصیر یا اشتباه شود(مثل عدم ذکر پارکینگ در سند انتقال آپارتمان) و از این فعل او، به دیگر خسارتی وارد شود، سردفتر مسوولیت حقوقی داشته و در محاکم عمومی پاسخگو خواهد بود و باید جبران نماید.

۱۶-  اگر سردفتر در انجام وظایف خود نظامات شغلی و بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره را رعایت نکند (مثل عدم رعایت ارسال خلاصه معامله به اداره ثبت) در محاکم انتظامی سردفتران محاکمه خواهد شد.

۱۷-  سردفتر اسناد رسمی با حکم ریاست سازمان ثبت به این سمت منصوب می گردد و اصل بر بقای سمت است مگر:

الف. استعفای سردفتر

ب. از کار افتادگی سردفتر

ج. بازنشستگی سردفتر

د. انفصال دائم سردفتر

ه. فوت سردفتر

۱۸-  سردفتر هر زمان که بخواهد می تواند استعفاء بدهد لیکن استعفای او باید به تایید ریاست سازمان ثبت برسد.

۱۹-  اگر سردفتر به هر دلایلی (عدم سلامت جسم و روان) قادر به انجام وظایف خود نباشد با تایید مرجع صالح پزشکی، از کار افتاده خواهد شد. در اینصورت سردفتر از کار افتاده می تواند، امتیاز دفترخانه ی خود را به دیگری منتقل نماید.

۲۰-  در صورت ۳۰ سال خدمت یا رسیدن به سن ۶۵ سال، سرفتر بازنشسته خواهد شد. سردفتر بازنشته علاوه بر دریافت حقوق بازنشستگی می تواند امتیاز دفترخانه ی خود را به دیگری انتقال دهد.

۲۱-  در صورت ارتکاب برخی جرایم یا تخلفات اداری و با حکم مراجع صالح، سردفتر اسناد رسمی به مجازات انفصال دائم محکوم و بدین ترتیب ارتباط وی با دفترخانه قطع خواهد شد.

۲۲-  در صورت فوت سردفتر، ورثه وی می توانند امتیاز دفترخانه را به فرد واجد شرایط منتقل نمایند.

۲۳-  سردفتر اسناد رسمی، خانواده تحت تکفل و وراث او از حقوق بیمه و بازنشستگی برخوردار هستند.

۲۴-  سردفتر اسناد رسمی نمی تواند اقدام به تنظیم سند نکاح (ازدواج) یا طلاق نماید.

۲۵-  سردفتر نمی تواند محل دفتر خود را به خارج از شهر محل ابلاغ منتقل نماید مگر با مجوز سازمان ثبت.

۲۶-  سردفتر می تواند کلیه اسناد و معاملات راجع به اموال منقول و غیر منقول متعاملین را بدون توجه به شهر محل وقوع آنها تنظیم نماید. مثلا سردفتر تهران می تواند سند ملک واقع در دماوند را در دفترخانه ی خود انتقال دهد.

۲۷-  اسناد تنظیمی در دفترخانه یا مالی هستند یا غیرمالی.

۲۸-  منظور از اسناد مالی، اسنادی است که در آن قیمت مشخص است و بر این اساس حق الثبت و حق التحریر محاسبه و وصول می گردد مثل انتقال یک باب مغازه یا یک دستگاه خودروی سواری.

۲۹-  منظور از اسناد غیر مالی، اسنادی است که مبلغ در آن مشخص نیست و محاسبه ی حق الثبت و حق التحریر به صورت مقطوع است مثل سند وکالت، تعهد، رضایت، اقرار و … .

۳۰-  از جنبه ی اقتصادی، منفعت دفترخانه در تنظیم اسناد مالی است مثل اسناد انتقال، صلح سرقفلی، اجاره مغازه و … .

۳۱-  مهمترین وظیفه ی سردفتر اسناد رسمی، تنظیم و ثبت اسناد طبق قوانین، مقررات و نظامات حاکم می باشد.

۳۲-  احراز هویت متعاملین با شخص سردفتر است که از طریق شناسنامه یا کارت ملی انجام می شود.

۳۳-  احراز اهلیت و مالکیت طرفین در تنظیم اسناد با سردفتر می باشد.

۳۴-  سردفتر در تنظیم اسناد باید قوانین، مقررات، نظامات شغلی، نظم عمومی و اخلاق حسنه را رعایت کند. مثلا تنظیم سند اجاره ملک برای انجام کارهای غیر اخلاقی بر خلاف اخلاق حسنه است.

۳۵-  اگر سردفتر در تنظیم سند دچار شک و تردید شود باید از تنظیم آن خودداری و از امور اسناد سازمان ثبت استعلام نماید.

۳۶-  تنظیم اسناد راجع به محجورین، اشخاص بی سواد، کور، کر، لال، گنگ، اتباع خارجی و … تابع نظامات خاصی است.

۳۷-  امضا متعاملین، سردفتر و دفتریار باید در یک جلسه باشد.

۳۸-  هنگام تنظیم اسناد انتقال یا صلح یا … سردفتر باید از مراجع ذیصللاح مثل اداره ثبت، دارایی، شهرداری، جهاد کشاورزی و … حسب مورد استعلام نماید.

۳۹-  سران دفاتر موظفند ظرف مهلت های قانونی مقرر، پاسخ استعلامات مقامات و مراجع صالح را برای آنها ارسال نمایند.

۴۰- علاوه بر تنظیم اسناد، سایر خدمات از جمله گواهی امضاء، گرفتن امانات، دادن رو نوشت، فسخ و اقاله معاملات، وصول مطالبات دولتی و … از دیگر وظایف دفاتر اسناد رسمی می باشد.

۴۱-  امروز با اعمال سیستم «ثبت آنی» تحول اساسی در تنظیم اسناد رسمی صورت گرفته است.

۴۲-  به زودی نیز، دفاتر ثبت حذف شده و به جای«ثبت اسناد و امضاء ذیل دفاتر» از روش «امضاء و اثر انگشت الکترونیکی» استفاده خواهد شد.

۴۳-  با توجه به تحولات اخیر و تاثیر فناورهای نوین، می توان وظایف و اختیارات جدیدی را برای دفاتر اسناد رسمی، تصور نمود مثل دفاتر خدمات قضایی که برخی از سران دفاتر عهده دار آن هستند.

۴۴-  مهمترین اسنادی که در دفاتر تنظیم می گردد عبارتست از: بیع قطعی غیر منقول، صلح حقوق و منافع، رهنی بانکی، تقسیم نامه، انتقال خودرو، اجاره، وصیت و … .

۴۵-  سردفتر می تواند در انتخابات مجلس، شوراها و … شرکت کند لیکن در صورت انتخاب شدن با حفظ سمت از اشتغال به سردفتری ممنوع است.

۴۶-  سردفتر ملزم به تنظیم و ثبت اسناد مراجعین است مگر اینکه مفاد و مدلول سند مخالف قوانین و مقررات موضوعه، نظم عمومی یا اخلاق حسنه باشد.

۴۷-  سردفتر نمی تواند اسناد مربوط به خود یا افراد تحت ولایت یا وصایت یا قیمومت خود را تنظیم کند. همچنین افرادی که با آنها قرابت نسبی یا سببی تا درجه ۴ از طبقه سوم ۱ دارد.

۴۸-  مرور زمان نسبت به تعقیب انتظامی و تخلفات سردفتر ۲سال از تاریخ وقوع امر است.

۴۹-  دفاتر اسناد رسمی توسط بازرسین سازمان ثبت، کانون سردفتران، وزارت دارایی و سازمان بازرسی کل کشور مورد بازرسی دوره ای قرار می گیرد.

۵۰- هر سردفتر عضوی از کانون سردفتران یا دفتریاران می باشد.

۵۱-  سردفتر می تواند از مرخصی استفاده کند. در اینصورت دفترخانه به کفالت دفتریار واجد شرایط یا سردفتر دفترخانه دیگر اداره خواهد شد.

۵۲-  میزان مرخصی سالانه سردفتر، یک ماه است.

۵۳-  در دوران کفالت، درآمد دفترخانه به طور مساوی میان سردفتر و کفیل پس از کسر هزینه ها، تقسیم خواهد شد.

۵۴-  در صورت تخلف سردفتر و تایید آن توسط بازرسین، صدور کیفر خواست با دادستان انتظامی خواهد بود.

۵۵-  اگر تخلف جنبه ی مجرمانه نیز داشته باشد، مراتب به مراجع صالح قضایی اعلام خواهد شد.

۵۶-  رسیدگی به تخلفات انتظامی در دادگاه بدوی و حسب مورد در دادگاه تجدید نظر سردفتران خواهد بود.

۵۷-  حداقل مجازات اداری سردفتران، «توبیخ کتبی با درج در پرونده» و حداکثر آن «انفصال دائم» است.

۵۸-  در صورتیکه سردفتر از قانون تسهیل تنظیم اسناد استفاده می کند حتما باید مراتب را به متعاملین اعلام و در سند نیز قید نماید.

۵۹-  در خصوص نقل و انتقال اموال غیر منقول، اخذ استعلام ثبت الزامی است و رضایت طرفین در عدم دریافت تاثیری ندارد.

۶۰- مبنای وصول حق التحریر، مبلغ مندرج در سند می باشد.

۶۱-  سردفتر اسناد رسمی از لحاظ شأن و پایگاه اجتماعی در جایگاه قابل قبولی قرار دارد.

۶۲-  اگر سردفتر بخواهد در مشاغل دیگری چون وکالت، قضاوت و … فعالیت کند باید از سمت خود استعفاء دهد.

۶۳-  طبق اعلام وزیر محترم دادگستری، میانگین درآمد شغل سردفتری ماهیانه ۸۵میلیون ریال معادل ۸میلیون و ۵۰۰ هزار تومان می باشد که البته برخی کمتر و برخی دیگر بیشتر از این مبلغ درآمد ماهیانه دارند.

۶۴-  دانش و سواد حقوقی، روابط عمومی خوب، تسلط بر قوانین، مقررات و نظامات شغلی، مردم داری، مشتری مداری، امانت و سلامت، حضور مستمر در محل کار و … از شاخص ها و ویژگیهای یک سردفتر موفق می باشد.

۶۵-  با توجه به ورود تکنولوژی و فناوری های روز، آینده ی بسیار خوبی برای شغل سردفتری در کشور پیش بینی می گردد.

۶۶-  به تدریج برخی از وظایف و اختیارات قوه قضاییه و محاکم دادگستری به دفاتر واگذار خواهد شد به عنوان نمونه می توان به دفاتر خدمات الکترونیک قضایی اشاره نمود.

۶۷-  صبر، حوصله، کسب تجربه و استقرار یک انضباط و دیسیپلین خاص می تواند سرمایه گذاری مناسبی برای سالهای آتی دفترخانه باشد. بنابراین برای داشتن دفتری موفق و آینده دار حداقل پنج سال تلاش و فعالیت مستمر با رعایت شاخص های مندرج در بند (۴) ضروری است.

۶۸-  انتخاب کارمندان دفترخانه با سردفتر است لیکن صلاحیت دفتریار باید به تایید سازمان ثبت برسد.

۶۹-  داوطلبانی که از طریق آزمون موفق به ورود به حرفه سردفتری نشوند می توانند از طریق ماده ۶۹ اقدام به خرید مجوز نمایند. البته مبلغ آن حدود ۵۰۰ تا ۶۰۰ میلیون تومان است. بنابراین پیشنهاد می گردد اولویت اول داوطلبان، قبولی از طریق آزمون باشد.

ssdd1